Algemeen voorbehoud
Kennelijke fouten of vergissingen in het reisprogramma binden ons niet.
Wij behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen in de reisroute en de bijbehorende accommodatie wanneer hiertoe gegronde redenen bestaan en stellen ons niet aansprakelijk voor het eventuele ongerief.
De reisorganisator aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor foto’s, folders en ander voorlichtingsmateriaal, voor zover door derden uitgegeven, zelfs indien deze via de reisorganisatie aan reizigers wordt verstrekt.
Alleenreizenden: Eenpersoonskamers en indelingsregeling
Eenpersoons kamers zijn schaars, maar aanvragen kunnen wij doorgaans van te voren bevestigen. De toepasselijke, door de hoteliers gevraagde toeslag staat bij elke reis vermeld.
U kunt zich natuurlijk ook opgeven voor indeling met een medereiziger/ster in een tweepersoonskamer. Mocht zich uiteindelijk dan geen andere gegadigde melden voor indeling, dan krijgt u bij Academische Reizen wèl een eenpersoonskamer, maar hoeft u niet alsnog de aangegeven toeslag te betalen, behalve bij reizen waar bij de reisgegevens is vermeld dat de indelingsregeling niet van toepassing is.
Annulering
Annulering door Academische Reizen
Academische Reizen behoudt zich het recht voor tot 21 dagen voor vertrek een reis te annuleren indien er onvoldoende aanmeldingen zijn. De bedoelde annulering zal door ons zo tijdig mogelijk aan de geboekte deelnemers worden meegedeeld. In dat geval worden alle reeds betaalde bedragen aan de deelnemers gerestitueerd. Indien zich gewichtige omstandigheden voordoen die uitvoering van de reis onmogelijk of onwenselijk maken kan de organisatie op elk moment besluiten de reis te annuleren. Wij zullen altijd proberen een alternatief te bieden. Indien dit niet door de reizigers wordt aanvaard worden alle reeds betaalde gelden teruggestort.
Indien het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken een negatief reisadvies heeft gegeven dan beoordelen wij van geval tot geval hoe wij daarmee omgaan.
In alle gevallen zijn de toepasselijke ANVR-voorwaarden van kracht.
Annulering door een deelnemer
Indien een deelnemer zijn inschrijving annuleert zijn per persoon de volgende bedragen verschuldigd (volgens de ANVR voorwaarden):
a. bij annulering t/m 42 dagen vóór de dag van vertrek 15% van de reissom plus de eventuele
extra aanbetaling (o.m. bij muziekreizen);
b. bij annulering vanaf de 42e dag t/m de 28e dag vóór de dag van vertrek: 35% van de reissom.
De kosten van annulering lopen op tot 100% op de dag van vertrek. Klik hier voor een overzicht van de annuleringsvoorwaarden van de ANVR (artikel 9).
De premie voor een annuleringskostenverzekering wordt niet gerestitueerd, daar u immers gedurende een zekere tijd dekking heeft genoten. Door ondertekening/versturen van het inschrijfformulier c.q. het doen van de verschuldigde aanbetaling geeft de deelnemer(ster) te kennen, dat hij/zij kennis heeft genomen van deze voorwaarden en daarmee akkoord gaat.
N.B. Een annulering wordt van eerst van kracht, als een schriftelijke bevestiging hiervan door ons is ontvangen. Bij bepaalde reizen zullen van het bovenstaande afwijkende annuleringsbepalingen gelden, die dan bij de desbetreffende reisbeschrijving zijn vermeld.
Bagage
Bij vliegreizen geldt in het algemeen dat de deelnemers maximaal 20 kg bagage, incl. handbagage, per persoon mogen meenemen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de reisbeschrijving. Bij vluchten naar bepaalde bestemmingen gelden andere regelingen, zoals bijvoorbeeld een maximum van twee stuks bagage.
Betaling
Bij boeking is een aanbetaling verschuldigd van 15% van de reissom met een minimum van € 50,-. Bij sommige reizen zoals muziekreizen of bootreizen is een additionele aanbetaling vereist i.v.m. toegangskaarten, reserveringskosten e.d. Dit staat dan vermeld bij de reisgegevens van de betreffende reis. De annuleringskostenverzekering verleent ook dekking over deze extra aanbetaling. U behoeft de aanbetaling niet zelf te berekenen: die vindt u terug op de bevestiging.
De aanbetaling wordt vermeerderd met de premie van de eventueel door u af te sluiten annuleringskostenverzekering. Zes weken voor vertrek dient het restant van de reissom in ons bezit te zijn.
Boekingen
U kunt boeken voor een reis door de betreffende reis aan te klikken in de rubriek 'Reizen'. Onderaan de reisbeschrijving kunt u klikken op 'Boek deze reis'. Vervolgens verschijnt er een inschrijfformulier welke u dient in te vullen en kunt inzenden. Wij sturen u dan een schriftelijke boekingsbevestiging. Eventueel kunt u zich telefonisch (020-5892940), per fax (020-6262820) of per briefkaart voorlopig en zonder verdere verplichtingen laten noteren als belangstellende voor een reis. Zie ook "Reizen in voorbereiding". Maar ook dan geldt: wij kunnen u slechts definitief boeken na ontvangst van het inschrijfformulier. Geschiedt de boeking (mede) voor andere deelnemers, dan is de hoofdpersoon aansprakelijk voor nakoming van de verplichtingen door alle door hem/haar geboekte deelnemers.
Per reis kunnen in het algemeen maximaal 23 deelnemers boeken. Soms ligt dit aantal lager; dan is dat bij de reisbeschrijving vermeld. Het minimum aantal wordt per reis bepaald maar ligt tussen de 10 en 15 deelnemers. Om zeker te zijn van plaatsen is het verstandig om niet te lang met boeken te wachten. Regelmatig zijn reizen snel na verschijnen van Cultoura volgeboekt.
De administratiekosten bedragen € 25,– per boeking.
Enquêteformulieren
Korte tijd na terugkeer van een reis wordt aan alle deelnemers(sters) een enquêteformulier gezonden. Het is een belangrijk communicatiemiddel tussen reizigers en organisatie. Als u aan de enquête deelneemt (en wij hopen dat u dat doet) kunt u er zeker van zijn dat zulks een waardevolle bijdrage is aan kwaliteitsbewaking en, indien nodig, kwaliteitsverbetering. Het is echter ondoenlijk dat Academische Reizen reageert op de inhoud van elk formulier. Bedanken voor uw bijdrage doen wij u hier bij voorbaat!
Gezondheid/zwaarte programma’s
Om te kunnen deelnemen aan onze reizen is een goede gezondheid vereist. Het tempo van de reizen ligt doorgaans niet te hoog en wij verwachten dat ieder het kan bijhouden. Wij bieden optimaal comfort, maar bij reizen naar bestemmingen met een minder ver ontwikkelde toeristische infrastructuur verwachten wij van de deelnemers bereidheid zich aan te passen aan de lokale omstandigheden, dit wordt duidelijk vermeld in de reisbeschrijving. In overleg met de reisleiding, en als het programma het toe laat, is het in principe mogelijk om programmaonderdelen over te slaan. Bij twijfel kunt u altijd telefonisch contact opnemen met één van onze medewerkers op kantoor.
Grensdocumenten/reispapieren
U bent altijd zelf verantwoordelijk voor de juiste grensdocumenten. Uw paspoort dient altijd geldig te zijn. Voor een aantal landen geldt dat het paspoort ook nog tot een bepaald aantal maanden na terugkeer geldig moet zijn. Dit wordt bij de betreffende reis vermeld.
Inbegrepen
Standaard inbegrepen in de reissommen*:
a. internationale vluchten met gerenommeerde maatschappijen in de economy klasse
b. luchthaven- en vliegbelastingen, brandstof- en veiligheidstoeslagen, enz. Indien deze kosten verhoogd worden, zijn wij genoodzaakt deze extra heffing alsnog door te belasten.
c. alle vervoer zoals aangegeven in het betreffende programma. Wij gebruiken in de meeste gevallen onderweg exclusief voor ons gezelschap gereserveerde touringcars, taxi’s, e.d.
d. alle lokale belastingen, parkeergelden etc.
e. hotelaccommodatie in goede, eerste klasse hotels, of anders in de o.i. beste hotels ter plaatse, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de reisbeschrijving
f. alle ontbijten plus de maaltijden zoals aangegeven bij de betreffende reis
g. de excursies, bezoeken e.d. volgens programma, tenzij anders vermeld in de reisbeschrijving en m.u.v. als zodanig omschreven facultatieve excursies
h. toegangskaarten bij muziekreizen volgens programma
i. de diensten van onze Nederlandse (of Belgische) wetenschappelijke reisbegeleider
j. waar mogelijk en zinvol de diensten van een Nederlandse technisch reisbegeleider
k. de eventuele diensten van lokale begeleiders/ gidsen
l. de diensten van kruiers in hotels e.d., waar mogelijk
m. alle fooien en bedieningsgelden
n. kennismakingsbijeenkomst, indien vooraf genoemd bij de reisbeschrijving
Standaard niet inbegrepen bij de reissom*:
a. de reis van uw woonplaats naar Schiphol of vertrekplaats touringcar, v.v.
b. alle niet bij de reis inbegrepen maaltijden
c. verzekeringen
d. uitgaven van persoonlijke aard zoals drankjes, souvenirs, wasserij e.d.
e. visakosten en eventuele kosten om deze te verkrijgen.
* eventuele afwijkingen worden bij de reisbeschrijvingen aangegeven
Klachten
Ondanks al onze bemoeiingen en zorgen is het mogelijk dat de deelnemer een gerechtvaardigde klacht heeft. Deze klacht dient voor zover mogelijk op de plaats waar de reden tot de klacht ontstond bij onze reisleider te worden ingediend. Als dat niet mogelijk is, of als de klacht niet bevredigend wordt opgelost, moet deze uiterlijk binnen één maand na terugkeer in Nederland schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij ons kantoor.
Mocht de klacht niet tot tevredenheid worden afgedaan, dan heeft de deelnemer tot uiterlijk 3 maanden na afloop van de reis de gelegenheid om zijn klacht tegen een vergoeding te laten behandelen door de Geschillencommissie Reizen, Postbus 90600, 2509 LP Den Haag. De beslissing van deze commissie heeft de kracht van een bindend advies. Dit houdt in dat na een beslissing van de Geschillencommissie een beroep op de burgerlijk rechter slechts beperkt mogelijk is.
Paspoort en tenaamstelling
U dient te beschikken over een paspoort of Europeese identiteitskaart, geldig gedurende de gehele reis of tot en met de datum die wij vermelden in de nadere reisgegevens: vaak tot zes maanden na terugkomst. Eventueel benodigde visa worden in veel gevallen door ons bemiddeld, maar wij houden ons niet aansprakelijk als een deelnemer een visum zou worden geweigerd. In verband met controle op Schiphol moet op uw inschrijfformulier exact dezelfde naam staan als in uw paspoort. Niet voldoen aan die eis betekent in alle gevallen dat u moet rekenen op hoge extra kosten op Schiphol! Indien de deelnemer de reis niet of niet geheel kan meemaken bij gebrek aan de nodige documenten, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor zijn rekening. Als u op de deelnemerslijst liever een afwijkende naam wilt kunt u dat ons het beste telefonisch apart doorgeven.
Preferenties
Als u preferenties heeft, dan verzoeken wij u deze tijdig kenbaar te maken, bij voorkeur bij de boeking van de reis. Wij doen ons uiterste best om aan uw wensen gehoor te geven. Graag wijzen wij u erop dat een preferentie een voorkeur is, en niet gegarandeerd kan worden.
Alleen op intercontinentale vluchten kunnen tegenwoordig nog maaltijdwensen doorgegeven worden. Dit geldt dus niet voor vluchten binnen Europa. Wel is het mogelijk speciale wensen aan hotels door te geven.
Uitsluiting en aansprakelijkheid
1. Wanneer blijkt dat een deelnemer hinder of overlast oplevert of kan opleveren, zodanig dat een goede uitvoering van de reis daardoor naar ons oordeel in sterke mate wordt bemoeilijkt, kan deze deelnemer van (verdere) deelname worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor zijn rekening. De betrokken deelnemer kan restitutie worden verleend van de reissom of een gedeelte daarvan, indien hem ter zake van zijn uitsluiting geen verwijt treft.
2. De aansprakelijkheid van Academische Reizen is geregeld in de Reisvoorwaarden van de Vereniging van ANVR-Reisorganisatoren. Krachtens die bepalingen is Academische Reizen niet aansprakelijk voor schade waarvoor aanspraak op vergoeding bestaat uit hoofde van een reis- of annuleringskostenverzekering of de regeling met het Calamiteitenfonds.
3. De reisorganisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de door de deelnemers reeds gemaakte kosten zoals premies voor verzekeringen, vaccinatiekosten, visumkosten, aanschaf van kleding en literatuur, indien een reis niet kan doorgaan.
Vluchttijden en vertragingen
De vermelde vluchttijden zijn altijd onder voorbehoud. Academische Reizen is niet aansprakelijk voor mogelijke vertragingen die tot gevolg hebben dat u eventuele aansluitingen mist.
Wijzigingen
1. Tot 8 weken voor vertrek kunnen op verzoek van de deelnemers - voor zover mogelijk - wijzigingen worden aangebracht, waarvoor naast eventuele andere bijbetalingen, per ’party’ € 35,- in rekening wordt gebracht. Bij wijzigingen vanaf de 56e dag voor de dag van vertrek zijn in het algemeen de annuleringsbepalingen van toepassing.
2. Buiten bovengenoemd bedrag zullen bovendien aan de deelnemer(s) in rekening worden gebracht voor een verandering c.q. overboeking noodzakelijk gemaakte communicatiekosten.
3. Academische Reizen behoudt zich te allen tijde het recht voor om kleine wijzigingen in het gepubliceerde programma aan te brengen wanneer de omstandigheden zulks wenselijk maken.
Wij behouden ons het recht voor om de reissom te wijzigen indien (nieuwe) heffingen zoals vervoerstoeslag, BTW, toeristenbelastingen, luchthavenbelastingen, brandstoftoeslagen, veiligheidstoeslagen en toepasselijke wisselkoersen daartoe aanleiding geven. Verhogingen van deze kosten zullen daarbij netto, dus zonder opslag, worden doorberekend.